Организация документооборота в бухгалтерском учете

Опубликовано автором

Аубакир Л.В.

КарГТУ

Тема 5. Организация документооборота в бухгалтерском учете

План

  • Роль и назначение первичных бухгалтерских документов
  • Классификация документов
  • Приемы обработки документов. Документооборот
  • Регистры бухгалтерского учета и их классификация
  • Способы исправления ошибок в учетных регистрах
  • Формы и техника ведения бухгалтерского учета
  • Учетная политика организации

 

5.1 Роль и назначение первичных бухгалтерских документов

Продукты труда работников бухгалтерии – это финансовые, расчетно-денежные, первичные, отчетно-статистические, организационно-распорядительные и другие документы, которые отражают жизнеспособность хозяйствующего субъекта и перспективы его дальнейшей деятельности.

Обязательным условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является оформление их документами. Оформление совершаемых операций документами называется документацией. Документация является основой бухгалтерского учета.

Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» определяет, что «бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов, фиксирующих факт совершения хозяйственной операции». Слово «документ» происходит от латинского слова «documentum», что означает доказательство, свидетельство.

В соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министра финансов РК от 14.10.11г. № 1172, основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

От качества документов в значительной мере зависит качество бухгалтерского учета, а, следовательно, правильное отражение хозяйственной деятельности в учете и отчетности. Значение документов заключается в следующем:

  1. Служат основанием для бухгалтерских записей.
  2. На основании документов проводят документальные ревизии хозяйственной и финансовой деятельности.
  3. Имеют юридическую силу, используются при решении спорных вопросов, возникающих между предприятиями.
  4. Используются для анализа отдельных показателей хозяйственной деятельности предприятия.
  5. Являются средством управления предприятием, т.к. в них содержится информация, необходимая для принятия управленческих решений.

Характер совершаемых операций различен, поэтому содержание и формы документов разнообразны. Однако каждый документ должен содержать определенные показатели, которые вкратце дают характеристику документа. Такие показатели называются реквизитами.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

К обязательным реквизитам относят:

1)  наименование документа (формы);

2)  дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4)  содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события), и правильность ее (его) оформления;

7)  идентификационный номер.

Дополнительными реквизитами определяются особенности отражаемых хозяйственных операций и назначение документа. К ним относятся: адрес субъекта, основание для совершения хозяйственной операции и др.

Документы должны быть унифицированными, т.е. для однородных операций должны быть единые формы для всех предприятий и организаций. Это облегчает ревизию, аудит и упрощает работу с документами. Необходима также стандартизация документов, т.е. определенные размеры документов. Поэтому в настоящее время для оформления большинства операций предусмотрены типовые формы документов, обязательные для применения.

К составлению финансово-расчетных документов предъявляются единые требования. Все документы должны составляться своевременно, в момент совершения операции, объективно отражать достоверные данные и иметь обязательные реквизиты. За достоверность данных и качество составления документов несут ответственность лица, подписывающие документы.

Выписываются документы чернилами, четко, без помарок, подчисток. Документы, составленные с нарушением установленных правил, не имеют юридической силы.

Все документы по финансово-расчетным операциям при их дальнейшей обработке должны подвергаться строгому контролю. Первичные документы утверждены Приказом МФ РК от 20.12.12.

 

5.2 Классификация документов

Все оформленные на предприятии документы  делятся:

  • по назначению;
  • по месту составления;
  • по способу отражения хозяйственных операций;
  • по способу охвата хозяйственных операций;
  • по способу составления и т.д.

Классификация документов

Признак Группа документов
 

По назначению

 Распорядительные
Оправдательные
Комбинированные
Бухгалтерского оформления
По месту составления Внутренние
Внешние
По способу отражения хозяйственных операций Первичные
Сводные
По способу охвата хозяйственных операций Разовые
Накопительные
 

 

По способу составления

 Оформленные в ручную
Частично механизированным способом
Полностью механизированным способом
Полученные с помощью средств автоматизации

 

Распорядительные документы содержат указания о необходимости совершить ту или иную хозяйственную операцию, или закрепляют право на ее совершение. К таким документам относятся, например, доверенности, чеки на получение наличных денег, наряды. Однако основанием для записей в регистры распорядительные  документы не служат, т.к. оформленные ими операции еще не совершились.

Оправдательные документы содержат сведения о совершившихся хозяйственных операциях. Например, приходные кассовые ордера и др.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, расходный кассовый ордер, требования на получение материалов со склада, совмещенная расчетно-платежная ведомость на получение заработной платы.

Документы бухгалтерского оформления – это различные расчеты и справки, составляемые в бухгалтерии, они служат основанием для дальнейших учетных записей. Например, расчетная ведомость на заработную плату, расчет амортизации основных средств, справки об ошибках, обнаруженных в учетных регистрах и подлежащих исправлению и др.

Внешние – это документы, составленные вне данного предприятия и поступившие в данное предприятие. Например, счета поставщиков, выписка с расчетного счета и др.

Внутренние – это документы, которые составлены внутри данного предприятия. К ним относятся: накладные, платежные ведомости на выплату заработной платы и др.

Первичные документы составляют непосредственно в момент совершения операции и они являются самым первым письменным свидетельством ее осуществления. Например, счет о расходовании денег на покупку материалов, железнодорожный билет и др.

Сводный документ – это первая ступень обобщения сведений содержащихся в нескольких первичных документах. От бухгалтерского регистра он отличается тем, что его составляет не бухгалтер, а материально-ответственное лицо. Сводными документами являются: товарные отчеты кладовщика, кассовые отчеты кассира, авансовые отчеты.

Разовый документ фиксирует единственную операцию. Такие документы после их составления поступают в бухгалтерию для отражения их данных в учетных регистрах. Например, кассовые ордера, счета-фактуры, накладные и др.

Накопительные документы служат для многократной записи в них нескольких однородных операций в течение определенного периода времени (месяца). Итоги в таких документах подсчитывают лишь в конце периода. Окончательно оформленный накопительный документ поступает в бухгалтерию, где делают общую проводку по счетам на основании его итоговых данных.

Принятые документы подготавливаются бухгалтерией для отражения их в текущем учете. Такая подготовка документов называется обработкой документов.

Однородные документы группируются в одной ведомости, и т.о. упрощается и сокращается количество записей в текущем бухгалтерском учете.

На самих документах делается разметка о корреспонденции счетов, т.е. указывается дебет и кредит корреспондирующих счетов по данной хозяйственной операции. Это называется котировкой документов.

После составления бухгалтерских проводок производится регистрация проводок и делается разноска их по счетам синтетического и аналитического учета.

По истечении отчетного месяца после завершения всех записей по данным документам они подбираются в порядке номеров проводок (по дате совершения операций) и переплетаются в папки. Затем передаются в архив предприятия и записываются в архивную книгу. Материалы архива могут выдаваться только по разрешению главного бухгалтера. Изъятие документов по требованию судебно-следственных органов производится с разрешения руководителя предприятия на основании распоряжения этих органов. О таком изъятии делается отметка в архивной книге и оставляется копия изъятого документа.

По истечении установленного срока хранения, одни документы передаются в местный городской архив, а другие – в макулатуру.

 

5.3 Приемы обработки документов. Документооборот

Организация бухгалтерского учета на предприятии немыслима без создания оптимальной схемы движения документов, составленной на основе изучения управленческого и производственного процесса.

Документооборотом называется движение документов с момента их возникновения (получения) до сдачи их в архив после обработки и отражения в учете.

Документооборот должен осуществляться по заранее продуманному графику и без задержек (составление графика документооборота). В связи с этим установлен порядок и сроки сдачи документов исполнителями операций в бухгалтерию.

( Документооборот: Создание документа —- Проверка документа —- Обработка документа —- Передача в архив).

  Различают три основных потока документации:

-документы, поступающие из других  предприятий (входящие);

-документы, отправляемые в другие предприятия (исходящие)

-документы, создаваемые и используемые работниками внутри предприятия        (внутренние).

          При подготовке документов для записи в соответствующие регистры их проверяют с точки зрения законности факта хозяйственной жизни и его целесообразности, полноты и правильности заполнения всех реквизитов, подлинности подписей, четкости и аккуратности оформления, правильности записей цифровых данных, итогов арифметических действий, произведенных при оформлении документов.

Проверка первичных документов проводится:

  1. по форме (полнота и правильность заполнения реквизитов);
  2. арифметически (подсчет сумм);
  3. по содержанию (законность операций).

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно представить в виде следующих групп:

– по причинам возникновения (бухгалтерская неграмотность, халатность, усталость, неисправность технических средств);

– по значению (локальные например в дате)  и транзитные, которые вызывают автоматические ошибки в разных местах.

В результате перечисленных действий формируются основные информационные сообщения – счетные записи, описывающие каждый свершившийся факт хозяйственной жизни.

 

5.4 Регистры бухгалтерского учета и их классификация

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета.

Учетные регистры – это специальные таблицы, в которых регистрируют хозяйственные операции, отраженные в документах. Запись хозяйственной операции из документов в регистры называется учетной регистрацией.

Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность. Отчетность считается достоверно только в том случае, если она вытекает из учетных регистров и базируется на оправдательных документах. Т.о. регистры предназначены для накопления, группировки и систематизации однородных операций, содержащихся в документах, служат целям контроля, анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий и используются для составления установленных форм отчетности.

Различают следующие виды учетных регистров:

По внешнему виду различают свободные листы, карточки, бухгалтерские книги.

По характеру бухгалтерских записей различают:

Хронологические регистры – предназначены для записи хозяйственных операций в хронологической последовательности, т.е. в порядке их совершения (кассовая книга, ведомость отгрузки и реализации продукции и др.).

Систематические регистры – предназначены для группировки однородных операций по экономическому содержанию (Главная книга).

Комбинированные регистры – совмещают признаки и хронологических и систематических регистров (Главная книга).

По характеру содержания информации различают:

Синтетические регистры – предназначены для учета в обобщенном виде в денежном выражении без пояснительного текста (главная книга, оборотные ведомости по синтетическим счетам и др.);

Аналитические регистры – ведутся по отдельным аналитическим счетам (карточки учета основных средств, материалов, оборотные и сальдовые ведомости и др.);

Комбинированные регистры – предназначены для одновременного ведения синтетического и аналитического учета.

По форме графления различают:

линейные;

шахматные;

односторонние – применяется для аналитического учета материалов, денежных средств и расчетов;

двухсторонние   – состоят из двух частей: левая сторона предназначена для дебетовых, а правая –  для кредитовых записей.

Классификация регистров

Признак классификации Регистры
По внешнему виду Свободные листы
Карточки
Бухгалтерские книги
По характеру бухгалтерской записи Хронологические регистры
Систематические регистры
Комбинированные регистры
По характеру содержания информации Аналитические регистры
Синтетические регистры
Комбинированные регистры
 

По форме графления

 Односторонние регистры
Двусторонние регистры
Линейные регистры
Шахматные регистры

К ведению регистров предъявляются определенные требования:

  • документированность записей, т.е. записи в регистры производятся только на основании проверенных документов;
  • краткость записей, нет необходимости делать подробные записи;
  • ясность записей.

 

  • Способы исправления ошибок в учетных регистрах

В бухгалтерском учете, как и в любой другой области деятельности человека, возможно возникновение ошибок при оформлении документов, при составлении бухгалтерских проводок, при записи этих проводок в учетные регистры и другие.

Конечно, следует избегать допущения ошибок, особенно при составлении документов. И при обнаружении ошибочных записей необходимо правильно и грамотно их исправить.

Существует несколько способов исправления ошибок в бухгалтерском учете.

Корректурный способ – используется, если ошибки обнаружены в документе или в учетных регистрах до проставления итогов (если ошибка не требует изменения корреспонденции счетов).

Исправляемый текст или сумма зачеркиваются одной чертой, а над зачеркнутым,  указывают правильный текст или сумму. Исправления оговариваются и подписываются: в документах – лицами, которые подписали документ, в регистрах – лицом, которое его составило и исправило.

Если итоги перенесены из регистра в Главную книгу, то обнаруженные в нем ошибки исправить корректурным способом нельзя. Исправительные записи производятся либо методом реверсивной проводки, либо способом дополнительной проводки.

Реверсивная (обратная) проводка – используется, если возникла ошибка при составлении корреспонденции счетов, либо ошибка допущена в сумме проводки (сумма записана больше, чем требуется).

Дополнительная запись – применяется в тех случаях, когда при верной корреспонденции счетов указана неправильная сумма, причем меньше, чем требуется. Для исправления такой ошибки необходимо записать еще раз эту же проводку и указать недостающую сумму.

 

5.6  Формы и техника ведения бухгалтерского учета

  • Под формой бухгалтерского учета понимают систему использования учетных регистров, которая определяет последовательность и способы учетных записей в них.
  • Существуют следующие формы учета: «журнал – Главная», мемориально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированные.
  • Форма бухгалтерского учета «Журнал-Главная» является разновидностью мемориально-ордерной формы учета, применяется в основном в бюджетных организациях.
  • Все мемориальные ордера ежемесячно записываются в регистр синтетического учета, называемый «Журнал-Главная», в хронологическом порядке. Предварительно по каждому счету указываются начальные остатки, затем все операции по документам в разрезе дебета и кредита корреспондирующих счетов, после чего определяются обороты и остатки на конец отчетного периода.
  • При мемориально-ордерной форме учета на основе первичных документов составляются мемориальные ордера. Мемориальный ордер представляет собой документ бухгалтерского оформления, в котором указываются корреспонденция счетов, порядковый номер регистрации мемориального ордера в хронологическом журнале, дата, краткое содержание хозяйственной операции со ссылкой на документ, которым она оформлена, стоимостные показатели и подпись лица, составившего мемориальный ордер. По возможности документы, на основе которых составляются мемориальные ордера, группируют по однородности хозяйственных операций, чтобы сократить количество мемориальных ордеров и тем самым уменьшить объем учетной работы. Все мемориальные ордера регистрируют в регистрационном журнале в хронологическом порядке. Регистрационный журнал служит для того, чтобы подсчитать общую сумму стоимостных показателей хозяйственных операций. Эта сумма является контрольной, т.к. она представляет собой сумму оборотов по синтетическим счетам. На основе мемориальных ордеров делают записи в Главную книгу. Данная форма учета характеризуется выпиской множества мемориальных ордеров и порождает многократность записей одних и тех же показателей в различные учетные регистры. Регистры аналитического учета оторваны от регистров синтетического учета. Мемориально-ордерная форма учета сейчас применяется редко, в основном в бюджетных организациях.
  • Журнально-ордерная форма является более прогрессивной формой бухгалтерского учета. Учетная регистрация при этой форме осуществляется путем записи однородных операций в специальных накопительных ведомостях – журналах-ордерах и вспомогательных ведомостях. Во избежание повторных записей регистрация операций в журналах-ордерах производится только по кредитовому признаку с разбивкой по корреспондирующим дебетуемым счетам. Т.о., все кредитовые обороты по каждому синтетическому счету собираются в одном журнале-ордере. Дебетовые обороты по каждому счету отразятся в тех же журналах-ордерах, где будут произведены записи, показывающие корреспонденцию с дебетом данного счета. В некоторых журналах-ордерах выделены колонки для расшифровки дебетовых оборотов и выведения сальдо по учитываемым счетам, т.е. ведется аналитический учет. Поэтому по многим синтетическим счетам аналитический учет в отдельных регистрах не ведется («Расчеты с поставщиками и подрядчиками», «Задолженность работников и других лиц»).
  • В конце месяца итоги журналов-ордеров переносят в Главную книгу без составления мемориальных ордеров. Для каждого синтетического счета в Главной книге отводится отдельная страница. Кредитовые обороты переносятся в Главную книгу одной суммой из соответствующего журнала-ордера. Дебетовые обороты записываются отдельными суммами из разных журналов-ордеров в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Таким образом, Главная книга отражает суммы как кредитовых, так и дебетовых оборотов по каждому синтетическому счету. На коней месяца по каждому синтетическому счету выводится остаток. Главная книга открывается на год. Для записи месячных итогов по каждому синтетическому счету в ней отводится отдельная строка. После сверки итогов и подсчета сальдо по счетам непосредственно на основании Главной книги составляется баланс. Правильность записей в Главной книге проверяется путем подсчетов оборотов и остатков по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов должны быть соответственно равны.
  • Данная форма значительно сокращает объем учетной работы, т.к. отпала необходимость в составлении мемориальных ордеров и их регистрации, ведении обособленных аналитических регистров по значительному числу синтетических счетов и составления по ним аналитических оборотных ведомостей.
  • С целью рационализации бухгалтерского учета применяются средства автоматизации. Автоматизированная форма учета представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от документирования хозяйственных операций до составления финансовой отчетности.

 

5.7  Учетная политика организации

Учётная политика – это конкретные принципы, основы, условия, правила и практика, принятые компанией для подготовки и представления финансовой отчётности.

Руководство компании должно выбирать и применять учётную политику таким образом, чтобы вся финансовая отчётность соответствовала всем требованиям каждого из применяемых МСФО.

При принятии решения о раскрытии конкретной учётной политики, руководство рассматривает вопрос, будет ли раскрытие помогать пользователям в понимании способа отражения операций и событий в отчётных финансовых результатах деятельности и финансового положения компании.

 

Основная литература [1-9]

Дополнительная литература [1-15]

 

Контрольные задания для СРС

  1. Понятие «первичный учетный документ».
  2. Роль и назначение первичных бухгалтерских документов.
  3. Обязательные реквизиты документов.
  4. Классификация документов
  5. Приемы обработки документов. Документооборот
  6. Регистры бухгалтерского учета и их классификация
  7. Способы исправления ошибок в учетных регистрах
  8. Формы и техника ведения бухгалтерского учета
  9. Учетная политика организации