Отчетность материально-ответственных лиц о наличии и движении товаров и тары

Опубликовано автором

Суворина В.М.

КарГТУ

Тема 6. Отчетность материально-ответственных лиц о наличии и движении товаров и тары

План лекции:

1.Учет товаров в местах хранения и отчетность материально-ответственных лиц.

2.Формирование информации о наличии и движении товаров в регистрах синтетического и аналитического учета в бухгалтерии.

 

1.Одной из характерных особенностей бухгалтерского учета является сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций, осуществляемых на торговых предприятиях. Это достигается путем составления на каждую операцию документа, являющегося источником экономической информации, необходимой для оперативного руководства работой торгового предприятия, контроля за его деятельностью, составления отчетности. Формы первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, разрабатывают и утверждают субъекты самостоятельно на основе минимальных требований, утвержденных уполномоченными органами.

Первичные документы, в том числе на бумажных и машинных носителях информации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

-наименование документа;

-дату составления;

-наименование субъекта;

-содержание хозяйственной операции;

-измерители хозяйственной операции;

-наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформление;

-личные подписи и их расшифровки.

Контроль за движением и сохранностью продуктов, товаров, а также за работой материально ответственных лиц осуществляется на основании периодической отчетности, предоставляемой в бухгалтерию предприятия материально ответственными лицами в установленные сроки.

Наиболее распространенным видом отчетности о наличии и движении товаров является товарный отчет, который состоит из нескольких частей. В адресной части товарного отчета указывают наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения (отдела, секции), фамилию и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет. Товарные отчеты нумеруют с начала и до конца года последовательно с первого номера. Предметная часть товарного отчета раскрывает структуру товарного баланса, в котором сумма остатков товаров на начало отчетного периода и поступивших за отчетный период должна равняться сумме остатков товаров на конец отчетного пepиода  и израсходованных за отчетный период.

Остаток товаров на начало отчетного периода берут из предыдущего товарного отчета по строке “Остаток на конец отчетного периода” или из инвентаризационной описи (если первый отчет составляют после проведения инвентаризации).

В приходной части товарного отчета каждый приходный документ записывают отдельно, указывая источник поступления товаров, номер и дату документа, сумму поступивших товаров, и подсчитывают общую сумму оприходованных товаров за данный отчетный период.

В расходной части товарного отчета также отдельно записывают каждый расходный документ, указывая направление выбытия товаров, номер и дату документа, сумму выбывших товаров, и подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период.

Для удобства обработки документы в отчетах следует записывать в определенной последовательности, например, по приходу – поступление от поставщиков, со складов своей организации, внутреннее перемещение, прочий приход; по расходу – реализация, возврат поставщикам, сдача тары тарособирающим организациям, внутреннее перемещение, возврат на склады своей организации, прочий расход. Внутри каждого вида прихода и расхода документы нужно располагать в хронологическом порядке. Общее число документов на основании которых составлен товарных отчет, указывают прописью в конце отчета. Товарный отчет подписывается материально ответственным лицом и сдается в бухгалтерию предприятия вместе с первичными документами.

Материально-ответственные лица торговых предприятий должны вести аналитический учет товаров и тары для получения информации необходимый для:

– управления товарными запасами;

– обеспечения сохранности товаров.

Порядок ведения аналитического учета товаров и тары материально-ответственными лицами зависит:

– от вида торговли – оптовая или розничная;

– от формы расчетов за товары с покупателями – за наличные или безналичными;

– от способа хранения товаров на складе – сортовой или партионный.

В оптовой торговле заведующие складами ведут аналитический учет по наименованиям товаров и тары в натуральном измерении в зависимости от способа хранения товаров на основании приходных и расходных документов.

Припартионном способе партией считается количество товаров, поступивших по одному транспортному документу. На каждую партию поступивших товаров материально-ответственные лица выписывают партионную карту в двух экземплярах, где указывается наименование, сорт, цена, количество товаров. Партионные карты регистрируются в специальной книге, при этом порядковый номер регистрации проставляется в партионной карте. Один экземпляр партионной карты остается на складе для ведения складского учета товаров и тары, а второй передается в бухгалтерию. По мере реализации товаров материально-ответственные лица указывает в партионной карте дату отпуска, номер расходного документа и количество отпущенного товара. После полного выбытия товаров по данной партии партионную карту склада передают в бухгалтерию для проверки. Партионный учет обеспечивает возможность выявления недостач или излишков после реализации каждой партии. В то же время применение этого способа складского учета товаров и тары имеет следующие недостатки:

– менее рационально используется складская площадь, так как каждая партия товаров должна храниться отдельно;

– затрудняется получение информации о наличии тех или иных товаров, так как остатки по ним могут отражаться в нескольких партионных картах.

При сортовом способе хранения материально-ответственные лица ведут складской учет товаров в товарных книгах или на карточках. На каждое наименование и сорт товаров отводится одна или несколько страниц в товарной книге или отдельная карточка. В заголовке страницы книги (карточки) указывается наименование, сорт, цена и другие отличительные признаки товаров. Далее на лицевом счете товара отражается приход, расход и остатки. Записи в товарной книге (карточках) производят на основании каждого приходного и расходного документа.

В розничных предприятиях заведующий магазином (отделом) могут вести учет товаров и тары:

– по натурально-стоимостной схеме;

– по стоимостной схеме.

Натурально-стоимостная схема учета товаров предполагает наличие информации о поступлении и реализации конкретных товаров с конкретными покупными и продажными ценами. Эта схема учета товаров применяется в комиссионной торговле, поскольку расчеты с комитентами осуществляются за каждую вещь в отдельности. Кроме того, натурально-стоимостной учет товаров возможен в розничных предприятиях, реализующих изделия из золота и других драгоценных металлов и камней, а также других товаров, реализация которых оформляется товарными чеками, где указывается наименование, цена и стоимость товара. При наличии на товарах штриховых кодов и соответствующей компьютерной техники учет по наименовании товаров возможен и без составления документов на выбытие товаров.

Во всех других случаях учет товаров материально-ответственными лицами розничных предприятий ведется в суммовом выражении, поскольку здесь расчеты с населением оформляются, как правило, кассовыми чеками, где указывается только стоимость проданных товаров. Стоимостной учет товаров представлен в товарном отчете, где показывается наличие и движение товаров и тары за отчетный период.

Материально-ответственные лица торговых предприятий,  в установленные сроки администрацией, составляют и представляют в бухгалтерию товарные отчеты. На розничных предприятиях, имеющих кассиров, материальную ответственность за товары, тару и денежные средства несут разные лица – заведующий магазином (отделом) и кассиры. Поэтому составляются разные отчеты: товарный отчет – о движении и наличии товаров и тары, кассовый – о наличии и движении денежных средств в кассе.

Товарный отчет состоит из нескольких частей. В адресной части товарного отчета указываются наименование организации, наименование и номер торговой единицы или структурного подразделения (отдел, секция), фамилия и инициалы материально-ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета и период за который составляется товарный отчет. Товарные отчеты нумеруются с начала года или поступления материально-ответственного лица к работе и до конца года, последовательно с первого номера. Остатки и движение товаров в товарных отчетах показываются, принятым в учетной политике, для аналитического учета  учетным ценам   (покупным или продажным). Остаток товаров и тары на начало отчетного периода берут из предыдущего товарного отчета по строке “Остаток на конец отчетного периода” или из инвентаризационной описи, если товарный отчет составляется после инвентаризации.

В приходной части товарного отчета каждый приходной документ записывают отдельной стороной с указанием источника поступления, номера и даты документа, суммы поступивших товаров и тары. После записи всех приходных документов подсчитывают итого оприходованных товаров и тары за отчетный период.

В расходной части отчета также отдельно записывают каждый расходный документ и подсчитывают итого расхода товаров и тары за отчетный период. После этого определяется остаток товаров на конец отчетного периода по формуле:

Он + П – Р = Ок,

где Он – остаток товаров на начало отчетного периода;

П -поступление товаров за отчетный период;

Р – расход (реализация) товаров за отчетный период;

Ок – остаток товаров на конец отчетного периода.

Таким же образом в товарном отчете определяются остатки тары на конец отчетного периода.

Для удобства бухгалтерской обработки документа в товарных отчетах следует записывать в определенной последовательности, например по приходу – поступлении от поставщиков, со складов своего предприятия, внутренне перемещение, прочий приход; по расходу – отгрузка (реализация) покупателям, возврат поставщикам, сдача тары тарособирающим предприятиям, внутреннее перемещение, прочий расход. Внутри каждого вида прихода и расхода, документы нужно располагать в хронологическом порядке. Общее количество документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце отчета.

Товарный отчет заполняется в двух экземплярах под копировку. К первому экземпляру скрепляют документы в порядке последовательности записи их в отчете и представляют в бухгалтерию, где они подвергаются тщательной проверке в присутствии материально-ответственного лица. Проверке подвергаются товарный отчет и документы, приложенные к нему. В документах проверяют:  соответствуют ли их даты отчетному периоду, правильность их оформлении, законность и целесообразность отраженных в них операций, соответствие перенесения данных с документов в отчет, правильность цен.

В товарном отчете проверяется правильность начального остатка товаров и тары, полнота оприходования товаров и списания их в расход в соответствие с приложенными документами, точность арифметических подсчетов, итогов прихода и расхода, остатков товаров и тары на конец отчетного периода.

Если при проверке будут выявлены арифметические ошибки в документах или товарном отчете, исправления производятся в обоих экземплярах отчета за подписью лица выявившего ошибку и подтверждается подписью материально-ответственного лица. Недооформленные документы возвращаются на дооформление, а при установлении документов, которым, с точки зрения бухгалтера, оформлена операция противоречащая законодательным актам, нужно затребовать письменное объяснение у материально-ответственного лица, поставить в известность об этом руководителя.

При проверке товарных отчетов важное значение имеет встречная сверка документов, что позволяет проконтролировать своевременность и полноту оприходования и списания товаров. При проверке товарных отчетов необходимо выделить три основных вида встречной сверки:

1) На предприятиях розничной торговли при учете товаров по продажным ценам сумму товаров, реализованных за наличный расчет, указанную в товарном отчете, сверяют с суммой выручки по кассовому отчету. Благодаря этому бухгалтер может проконтролировать полноту оприходования выручки в кассе и списания реализованных товаров в магазине (отделом, секции);

2) При перемещении товаров внутри предприятия следует сверить документы торговых единиц, получивших товары, с документами торговых единиц отпустивших товары, что позволяет установить правильность оприходования товаров одним материально-ответственным лицом и списания другим;

3) Товарные документы на поступление товаров от поставщиков, приложенные к товарному отчету, сверяют с экземпляром расчетного документа на ту же партию товаров, поступившего через банк или кассу (при оплате). Эта проверка позволяет контролировать полноту и своевременность оприходования товаров.

После проверки товарного отчета бухгалтер ставит на нем дату проверки и расписывается в обоих экземплярах, подтвердив его проверку и приемку в бухгалтерии.

2.Синтетический учет товаров осуществляется в следующих учетных регистрах:

Главной книге по дебету счета 1330 “Товары” с кредита других счетов;

(сальдо на начало месяца; развернутый текущий оборот по дебету с кредита других счетов; общая сумма кредитового оборота; сальдо на конец месяца);

журнале-ордере №11 по кредиту счета «Товары» в дебет других счетов.

Записи текущих оборотов по дебету счета 1330 «Товары» в разрезе кредитуемых счетов производятся на основании проверенных итоговых данных журналов-ордеров. Общая сумма кредитового оборота переносится с журнала ордера №11 по строке «Итого» кредита счета 1330 «Товары».

Журнал-ордер №11 предназначен для учета операции по кредиту счетов подразделов 1300 «Запасы», 1200 «Краткосрочная дебиторская задолженность» .60000 «Доход от реализации продукции и оказания услуг» журнале-ордере №11 графы с 1 по 4 используются для отражения синтетических данных по кредиту счетов подраздела 1300 «Запасы», в том числе:

1320 «Готовая продукция»;

1330 «Товары»;

1350 «Прочие».

На счете 1330 «Товары» следует произвести записи сумм на списание фактической себестоимости:

-реализованных товаров за наличный и безналичный расчет;

-естественной убыли товаров при хранении и реализации;

-боя, порчи и лома товаров, относимых за счет материально-ответственного лица или за счет субъектов;

-прочее выбытие товаров.

В журнале-ордере по строке «Итого» отражается итоговая сумма кредитового оборота счета 1330 «Товары»  за отчетный месяц.

Аналитический учет товаров и тары в бухгалтерии может вестись по покупным или продажным ценам. Стоимостной учет товаров ведется в разрезе материально-ответственных лиц, а натурально-стоимостной учет в разрезе каждого наименования и сорта товаров. Методология аналитического учета товаров оказывает влияние на порядок определения себестоимости, реализованных товаров.  Аналитический стоимостной учет товаров и тары по материально-ответственным лицам ведется в «Ведомости по учету движения товаров», предусмотренный к журналу-ордеру № 6.

Если аналитический учет товаров ведется по продажным ценам, то поступление товаров отражается в приходной части ведомости в разрезе формирования продажной цены, а именно:

– стоимость поступивших товаров по покупным ценам от поставщиков, с оплатой наличными из кассы, с оплатой из подотчетных сумм и др;

– разница между стоимостью товаров по продажным и покупным ценами.

Отдельной графой показывается сумма поступивших товаров в порядке внутреннего перемещения, а далее подсчитывается итого по приходу. В расходной части “Ведомости по учету движения товаров” отражается списание, реализованных и выбывших товаров в результате:

  1. реализации за наличный или безналичный расчет;
  2. естественной убыли при хранении и реализации;
  3. боя, порчи и лома товаров, ответственных за счет субъекта;
  4. прочее выбытие товаров.

Отдельной графой показывается сумма отпущенных товаров в порядке внутреннего перемещения, после чего подсчитывается итого по расходу товаров и тары.

Записи в «Ведомости по учету движения товаров» производятся из товарных отчетов материально ответственных лиц. Каждый товарный отчет заносится в ведомость одной строкой в разрезе корреспондирующих счетов по итогу прихода и расхода товаров и тары за отчетный период.

В конце месяца после записи всех товарных отчетов в “Ведомости по учету движения товаров” подсчитывают итого за месяц по учетным ценам.

Если учет товарных запасов в бухгалтерии ведется в суммовом выражении, то стоимость реализованных товаров по покупным ценам определяется методом периодической инвентаризации.

Исчисленная стоимость реализованных товаров по покупным ценам проставляется в «Ведомость по учету движения товаров» по строке “Итого по фактической себестоимости”. По строке «Отклонения» записывается разница сумм между строк «Итого по учетным ценам» и «Итого по фактической себестоимости». Для того, чтобы фактическая себестоимость реализованных товаров была полной надо к ней прибавить сумму расходов по закупке товаров, падающих на реализованные товары. Сумма расходов по закупке товаров, падающие на реализованные товары, берется (из раздела I данной ведомости) из соответствующего расчета распределения расходов по закупке товаров между остатком товаров на конец отчетного периода и реализованными товарами. Полученная фактическая себестоимость реализованных и выбывших товаров записывается в журнал-ордер №11 по кредиту счета 1330 «Товары « в дебет других счетов.

«Ведомость по учету движения товаров» можно вести:

– отдельно по каждому материально-ответственному лицу, с составлением в конце месяца сводной ведомости для получения обобщенных данных по торговой фирме;

– в целом по торговой фирме, записывая последовательно товарные отчеты по мере их приемки и обработки без подразделения на лицевые счета материально-ответственных лиц. В этом случае отпадает необходимость составления сводной ведомости.

Аналитический учет товарных запасов ведется путем  использования метода текущей инвентаризации (непрерывного учета) или периодической инвентаризации. Аналитический учет товаров  методом непрерывного учета  может быть организована  следующими способами :

а) натурально-стоимостной аналитический учет товаровв бухгалтерии ведется с целью получения информации о наличии и движении товаров в разрезе каждого наименования в количественном и стоимостном выражении. Натурально-стоимостной учет товаров в бухгалтерии торговых фирм ведется различными способами.

В оптовой торговле распространенными являются партионный, сортовой и сальдовый способы.

б) при партионном способе аналитический учет товаров ведут в партионных картах, передаваемых в бухгалтерию материально-ответственными лицами. На конец месяца, также на дату инвентаризации составляют оборотную ведомость, в которой каждую партию товаров записывают отдельной строкой. Суммовые итоги оборотной ведомости сверяют с оборотами и сальдо в “Ведомости по учету движения товаров”, а натуральные показатели – с данными складского учета материально-ответственных лиц.

в) при сортовом способе в условиях ручного ведения учета на каждое наименование и сорт товара открывают карточки количественно-суммового учета, в которых показывают остатки, приход и расход товаров. Карточки хранят в картотеке по каждому материально-ответственному лицу и месту хранения товаров. В конце месяца и на дату инвентаризации в карточках подсчитывают итого прихода и расхода, определяют остаток товаров и составляют оборотную ведомость. В оборотной ведомости по каждому наименованию и сорту товара указывают в количественном и стоимостном выражении остаток на начало месяца, приход и расход за месяц, а также остаток на конец месяца. Для проверки правильности данных натурально-стоимостного учета товаров производят сверку итогов оборотной ведомости в суммовом и натуральном выражении в порядке, описанном как в партионном способе учета.

г) при сальдовом способе в бухгалтерии учет товаров в количественно-суммовом выражении не ведут. Для получения информации о наличии товарных запасов на конец месяца и на дату инвентаризации составляют сальдовую ведомость на основании проверенных данных складского учета товаров. В сальдовой ведомости по каждому наименованию товаров показываются остатки в количестве, взятые с данных складского учета, цена в соответствии с принятым в учебной политике методом оценки товарных запасов и стоимость товаров по учетным ценам. Всего товаров по сальдовой ведомости сверяется с остатком товаров на конец отчетного периода по лицевому счету материально-ответственного лица в “Ведомости по учету движения товаров”.

При обработке информации о движении товаров на ПЭВМ процесс выписки приходных и расходных документов и накопительных ведомостей прихода, расхода и остатков товаров осуществляется одновременно. Накопительные (оборотные) ведомости содержат информацию о приходе, расходе и остатках товаров после каждой операции в количественном и суммовом выражении.

Если на каждом товаре будут электронные этикетки (штриховые коды) и предприятие располагает, соответствующей компьютерной техникой, соединенных с кассовыми аппаратами торговых залов, возможна организация аналитического учета товаров по наименованию и сортам в любом месте их нахождения. ПЭВМ может выдать информацию о приходе, расходе и остатках любого товара на любую дату. В этом случае стоимость реализованных товаров по покупным ценам будет определена наиболее достоверно.

 

Основная литература [1-13]

Дополнительная литература [1-9]

Контрольные задания для СРС

1.Учет товаров в местах хранения и отчетность материально-ответственных лиц.

2.Формирование информации о наличии и движении товаров в регистрах синтетического и аналитического учета в бухгалтерии.